Política de privacidad
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008, el Decreto 1074 de 2015 y demás normatividad complementaria, IPANÚ S.A.S., identificada con NIT 900.499.757 – 3, en adelante, IPANÚ, adopta la presente Política para el tratamiento y protección de datos personales, garantizando siempre los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre en el tratamiento de los datos personales, y actuando bajo los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en la normatividad.
- ÁMBITO DE APLICACIÓN:
Esta Política es aplicable a todas las bases de datos y/o archivos que sean objeto de tratamiento por parte de IPANÚ y que contengan datos personales que puedan asociarse a una o varias personas naturales.
- IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO:
Nombre: IPANÚ S.A.S.
NIT: 900.499.757 – 3
Domicilio y dirección: Carrera 55 29 135 Piso 2
Zona Industrial de Belén, Medellín - Colombia
Teléfono: 4487576
Correo electrónico: sac@ipanu.co
- DEFINICIONES:
En aras de un brindar mayor claridad a la presente Política, IPANÚ adopta las siguientes definiciones de conformidad con la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas concordantes:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales;
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva;
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud y a la vida sexual;
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento en los términos de la presente Política;
Cliente: Persona natural o jurídica que tiene relaciones de consumo con IPANÚ o es usuaria de los canales digitales de IPANÚ como lo son su página web www.ipanu.co y sus redes sociales;
Contratista: Persona natural o jurídica que se vincula a IPANÚ mediante una relación contractual de naturaleza comercial o civil;
Proveedor: Persona natural o jurídica que provee a IPANÚ de los bienes y servicios necesarios para el correcto desarrollo de su actividad económica;
Empleado: Persona natural que haya tenido o tenga una relación laboral con IPANÚ;
Aliado comercial: Persona natural o jurídica, que puede ser contratista, proveedor, empleado o tener alguna relación contractual con IPANÚ;
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país;
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- TRATAMIENTO Y FINALIDAD:
Dentro del tratamiento que realiza IPANÚ a los datos personales de clientes, proveedores, contratistas, empleados, socios y en general de cualquier persona natural con la cual IPANÚ tenga, hubiese establecido o estableciera una relación, permanente u ocasional, está la recolección, actualización, recaudo, almacenamiento, uso, circulación, supresión, procesamiento, compilación, intercambio, transmisión, transferencia, entre otros, principalmente para las finalidades que se describen a continuación:
- Mantenimiento, desarrollo, gestión y ejecución de relaciones contractuales o comerciales;
- Cumplimiento de obligaciones, deberes y compromisos contractuales y disposiciones legales;
- Fines relacionados con el objeto social;
- Suministrar, enviar, compartir y/o entregar datos personales a personas vinculadas, asociadas, relacionadas con el responsable, cuando requieran la información para los fines indicados en esta política;
- Comunicación constante, oportuna y efectiva con el titular de los datos, lo cual incluye el envío de información contractual, comercial, publicitaria o informativa;
- En el caso de los clientes, validar la información entregada, facturar y distribuir los productos; hacer investigaciones sobre sus hábitos de consumo; en general, para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de las relaciones contractuales con los clientes activos e inactivos;
- Tratándose de los candidatos o aspirantes, para desarrollar procesos de selección, evaluación, y contratación;
- Para los empleados, verificar su información personal y profesional; realizar las gestiones y validaciones pertinentes en las diversas entidades del Sistema de Seguridad Social Integral, así como para realizar las respectivas afiliaciones; pagar salarios;
En cuanto a los proveedores y contratistas, se evaluarán sus datos para determinar su selección; establecer relaciones comerciales para adquirir bienes y servicios; dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en virtud de la celebración de dichos contratos;
- En aquellos eventos en que concretamente se requiera y se haya advertido, para verificar la información suministrada por el titular, sus referencias y los datos del codeudor que se señala en los formularios de solicitud de crédito y/o formularios de registro; consultar historial crediticio en centrales de riesgo para aprobación del crédito; realizar reportes positivos o negativos en las centrales de riesgo que manejen información crediticia.
En cada proceso empresarial, los datos serán tratados y administrados conforme se haya informado a cada uno de sus actores con acogimiento a la presente Política y a la ley. IPANÚ se reserva el derecho de subcontratar con terceros el procesamiento total o parcial de determinadas funciones o información, en estos casos, advertirá sobre la necesidad de proteger dichos datos con las medidas de seguridad adecuadas y de los deberes que le asisten en virtud de esta Política o la ley.
- TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES:
Cuando se trate de datos personales sensibles, IPANÚ podrá hacer uso y tratamiento de ellos en los siguientes casos:
- El titular haya dado su autorización explícita;
- El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, previa autorización de los representantes legales;
- El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
- El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, previa adopción de medidas conducentes a la supresión de identidad de los
- TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES:
Cuando se trate de datos personales de niños, niñas y adolescentes, IPANÚ podrá hacer uso y tratamiento de ellos únicamente cuando se traten de datos que sean de naturaleza pública, o cuando el tratamiento responda y respete el interés superior del menor y que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales, previa autorización del representante legal quien deberá escuchar la opinión del menor y valorarla teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. De cualquier forma, IPANÚ en estos casos aplicará los principios y obligaciones establecidos en la normatividad vigente.
De acuerdo con la Corte Constitucional Colombiana los datos personales de los menores de 18 años, pueden ser tratados, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior, sin perjuicio del cumplimiento de lo anterior, la recopilación y cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos de IPANÚ S.A.S o que se soliciten requieren la autorización expresa del representante legal del niño, niña o adolescente, representantes estos a quienes IPANÚ S.A.S facilitará la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.
Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario.
La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y en el decreto reglamentario.
En virtud de lo anterior IPANÚ S.A.S sólo tratará datos de menores de edad, previo el respeto de los principios ya indicados en la recolección de la autorización y siempre y cuando para en el tratamiento de los mismos sean respetados los intereses superiores de los menores.
- RECOLECCIÓN DE LOS DATOS:
IPANÚ recolecta los datos personales que almacena en sus bases de datos a través de los distintos formularios físicos de registro de datos y aquellos que se encuentran en sus canales digitales; los formularios de solicitud de crédito; formatos de proveedores; hojas de vida facilitadas por los titulares en su formato físico y/o digital; fichas técnicas de empleados y cualquier otro medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
Los titulares declaran que la información suministrada por ellos es cierta y que se encuentran debidamente autorizados para aportar los datos de terceros que puedan estar proporcionando a IPANÚ. En el caso concreto de los titulares que diligencian el formulario de solicitud de crédito, éstos manifiestan adicionalmente su consentimiento expreso y libre sobre la consulta previa en los operadores de riesgo sobre información crediticia, para efectos de consultar sus datos financieros y crediticios.
De igual forma, los titulares manifiestan que antes de suministrar los datos a IPANÚ, conocen la presente Política y autorizan su tratamiento en los términos de la misma y de la ley.
- AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL DATO PERSONAL:
En cumplimiento de la Ley, a más tardar al momento de efectuar la recolección de los datos personales, IPANÚ solicitará al titular su autorización para efectuar el tratamiento, indicando todas las finalidades para las cuales se obtiene el consentimiento, utilizando cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con las necesidades que justificaron el tratamiento y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.
No se solicitará autorización en aquellos casos en que por disposición legal no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
- Datos de naturaleza pública;
- Casos de urgencia médica o sanitaria;
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
En los eventos en que el titular suministre a IPANÚ datos de naturaleza financiera, tales como al momento de suscribir los formularios de solicitud de crédito y/o formularios de registro, IPANÚ solicitará al titular autorización adicional para consultar su historial crediticio en centrales de riesgo y, eventualmente, realizar reportes positivos o negativos en dichas centrales de riesgo.
Los titulares de los datos personales pueden, en cualquier momento, revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, de forma total respecto a las finalidades autorizadas o de manera parcial en relación con los tratamientos; o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
- DERECHOS DEL TITULAR DEL DATO PERSONAL:
Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos, así como los demás consagrados o que se llegaran a consagrar en la normatividad nacional:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a IPANÚ. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a IPANÚ, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley;
- Ser informado por IPANÚ previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales;
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC- quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008 y las demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen;
- Revocar expresamente la autorización y/o solicitar la supresión para el tratamiento de sus
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento en los términos de la
- Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
- DEBERES DEL RESPONSABLE FRENTE AL TRATAMIENTO:
En su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, IPANÚ ostenta los siguientes deberes:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
- Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
- Actualizar la información, atendiendo todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada;
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente;
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
- Propender en todo momento por el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política;
- Informar a quien corresponda cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la
- DEBERES DEL ENCARGADO FRENTE AL TRATAMIENTO:
Como Encargado del tratamiento de datos personales, IPANÚ tiene los siguientes deberes:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
- Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
- Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley;
- Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
- ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:
El área responsable en IPANÚ de la atención de peticiones, consultas, y reclamos es el Área de Servicio al Cliente o quien haga sus veces, ante ésta el titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales y revocar la autorización.
- PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES:
Aspectos Generales:
Toda petición, consulta o reclamo deberá dirigirse al área responsable, contener la identificación del Titular, la acreditación correspondiente de la calidad en la que se actúa, la descripción clara de los hechos, la dirección física o electrónica para efectos de notificaciones, y los documentos que se pretenda hacer valer cuando hubiere lugar. Con el fin de conservar la prueba de las peticiones, consultas y reclamos, éstas deberán formularse por medio escrito por alguno de los siguientes canales:
Físico: Carrera 55 29 135, Piso 2, Zona Industrial de Belén, Medellín – Antioquia.
Correo electrónico: sac@ipanu.co
Términos de Respuesta:
Atendiendo a si se trata de una petición, consulta o reclamo, la persona responsable seguirá los siguientes lineamientos conforme a la normatividad vigente:
- Peticiones: Los Titulares o sus causahabientes podrán presentar peticiones respetuosas a IPANÚ respecto a sus datos personales, estas peticiones se tramitarán en los mismos términos del Derecho de Petición, excepto en aquellos casos que por su contenido correspondan en realidad a consultas o reclamos, caso en el cual se tramitarán en los términos que indicamos a continuación.
- Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos o archivo en posesión de IPANÚ, quien suministrará a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Reclamos: Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos o archivo que repose en IPANÚ debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable de IPANÚ.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Sin embargo, si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
- SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD:
Siguiendo el principio de seguridad de la Ley 1581 de 2012, IPANÚ adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para brindar seguridad a los datos personales de los cuales es responsable y encargado, para así evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Los colaboradores de IPANÚ, que en el desarrollo de sus funciones realicen algún tratamiento de datos personales, acatarán los protocolos, lineamientos y medidas establecidas con el fin de garantizar la seguridad de la información.
IPANÚ, conserva físicos algunos archivos de datos personales, frente a los cuales propende por la protección de la información mediante su almacenamiento en sitios cerrados y con acceso restringido; únicamente tienen acceso las personas autorizadas que en virtud de sus actividades en IPANÚ requieran acceder a la información para alguna de las finalidades antes enunciadas, y que además garantizan el adecuado tratamiento de los datos personales. Los datos personales que se conserva de forma digital se encuentran en archivos y software especializado con ingreso restringido a los cuales solo tienen acceso personas previamente autorizadas con usuario y contraseña personal e intransferible para preservar la seguridad de los datos.
- AVISO DE PRIVACIDAD:
En los casos en que IPANÚ no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, publicará un aviso de privacidad en el cual se comunicará al titular la información relacionada con la existencia de las políticas que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. De este se conservará prueba para consulta posterior por parte del titular del dato o de la SIC.
- TRANSMISIÓN NACIONAL DE DATOS PERSONALES:
Para lograr las finalidades señaladas en la presente Política, IPANÚ podrá suministrar la información que recopile únicamente con sus aliados comerciales y siempre y cuando medie una relación contractual. Dichos aliados deberán respetar y ajustar su actuar a la presente Política, comprometiéndose a usar la información suministrada únicamente para fines legítimamente permitidos.
Los aliados comerciales están obligados contractualmente a mantener dicha información confidencial y no podrán utilizar esta información para otro fin distinto al señalado en la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.
- TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES:
En cumplimiento de las finalidades antes dichas y previa autorización del titular del dato, IPANÚ podrá efectuar transferencia y/o transmisión de datos personales de los titulares parcial o totalmente.
Por regla general IPANÚ no realiza transferencia ni transmisión internacional de datos personales de los titulares, sin embargo, si llegará a hacerlo, adoptará las medidas pertinentes para que los terceros conozcan y se comprometan a observar y acatar esta Política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con IPANÚ y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente a los establecidos en esta política o los autorizados por el titular, además deberá proporcionar niveles adecuados de protección de datos conforme a los mínimos establecidos en la legislación colombiana, observando en todo caso, lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales de datos personales que llegaré a efectuar IPANÚ, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando exista un contrato de conformidad con lo establecido en la normatividad ya citada.
- VIGENCIA
La presente política rige a partir de la fecha por un término indefinido incluso para los datos que anteriormente fueran objeto de tratamiento y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen adoptado anteriormente. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de los medios que IPANÚ considere más idóneos para dichos efectos.



